Suite à la demande du Point de Contact Société Civile Covid-19, l’Office fédéral de la justice nous a communiqué le 19 mai 2020 les informations suivantes :

Les réunions virtuelles des conseils de fondation sont autorisées, à condition que l’acte de fondation ne l’exclut pas expressément, que le président puisse identifier les participants à la réunion et la personne chargée du procès-verbal, et que cette dernière consigne de manière précise les discussions et décisions prises par le conseil de fondation. Grâce aux outils actuels, les réunions virtuelles peuvent se tenir facilement, par exemple par téléphone ou vidéoconférence. Les participants doivent simplement être en mesure d’interagir entre eux.

Pour que ces réunions virtuelles puissent faire l’objet de procès-verbaux, il est non seulement nécessaire de garantir l’identification des participants, mais aussi de s’assurer de la qualité élevée du son ou de l’image (par exemple, avec une connexion continue entre les participants à la réunion et sans interruption du son ou de l’image) afin de permettre que les votes individuels soient compréhensibles et sans équivoque.

Pour un bon déroulement de la réunion, il est également essentiel que les participants soient familiarisés avec la technologie utilisée. Etant donné qu’il n’est pas possible de préciser de manière uniforme le lieu et l’heure de la réunion virtuelle, il convient d’indiquer le lieu où se trouve la personne qui rédige le procès-verbal et le lieu du président de la réunion car celui-ci doit signer le procès-verbal. Ni la personne en charge du procès-verbal ni le président ne sont liés à un lieu précis.

 

A lire également, le document de SwissFoundations sur la gourvernance en temps de crise

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