• Unterstützung der Gremienarbeit der Kühne-Stiftung
• Terminkoordination, Einladungs- und Sitzungsmanagement sowie Jahres- und Sitzungsplanung der Gremien
• Überwachung von Fristen und Terminplänen sowie von Berichts-, Beschluss- und Genehmigungserfordernissen
• Zusammenstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Sitzungsunterlagen
• Vorbereitung von Sitzungsprotokollen und Formulierung von formgerechten Beschlussvorschlägen; teilw. Teilnahme an Gremiensitzungen sowie eigenständige Erstellung und Abstimmung von Sitzungs- und Beschlussprotokollen.
• Dokumentation und Nachverfolgen von Beschlüssen; Führen von Themenspeichern und Pendenzenlisten sowie Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Beschluss- und Gremiendokumentation
• Unterstützung bei der Professionalisierung und Digitalisierung der Gremienprozesse (Dokumentenmanagement, Ablage, Beschlussverfolgung und standardisierte Governance Prozesse)
• Unterstützung bei der Koordination von Gremienthemen an den Schnittstellen zwischen Stiftungsrat, Ausschüssen, Geschäftsstelle und den relevanten Gremien der Tochtergesellschaft Unterstützung bei (stiftungs-) rechtlichen Themen der Kühne-Stiftung (und anlassbezogen der Kühne Holding AG)
• Unterstützung bei der Einhaltung und Dokumentation stiftungsrechtlich relevanter Normsetzungen (Satzung, Geschäftsordnungen, Richtlinien etc.)
• Erledigung administrativer Themen im Rahmen von Berichtspflichten (bspw. ggü. Stiftungsaufsicht und Finanzbehörden)
• Erledigung administrativer Themen im Rahmen von Melde- und Transparenzverpflichtungen (bspw. Registereintragungen und KYC-Prozesse)
• Vorprüfung von einfachen Verträgen und juristischen Dokumenten Allgemeine administrativer Aufgaben zur Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle Alle Aufgaben sollen eigenverantwortlich und in enger Abstimmung mit der Leitung Operations der Kühne-Stiftung durchgeführt werden. Bei Übernahme weiterer Aufgaben und individuellem Interesse kann ggf. eine Aufstockung auf 100 % Kapazität vereinbart werden.

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit fundierter Berufserfahrung im Bereich Gremiensteuerung, einer Corporate Rechtsabteilung oder in einem juristischen Umfeld oder Ausbildung zur Rechtsfachfrau/-mann oder Paralegal oder juristisches Studium oder vergleichbare Ausbildung (bevorzugt in der Schweiz)
• Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Aufsichts-, Geschäftsleitungs- oder vergleichbaren Gremiensitzungen
• Interesse am Stiftungswesen und den Themenfeldern der Kühne-Stiftung
• Strukturierte, selbstständige, zuverlässige und exakte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein
• Ausgeprägte schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Fähigkeit, komplexe Diskussionen präzise, neutral und adressatengerecht zusammenzufassen
• Hohes Mass an Loyalität, Diskretion und diplomatisches Geschick im Umgang mit hochkarätigen Gremienmitgliedern
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Hands-on Mentalität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Die Kühne-Stiftung wurde im Jahr 1976 gegründet und wird sich zu einer der grössten Stiftungen weltweit entwickeln. Als operative Stiftung mit knapp 800 Mitarbeitenden setzt sie ihre philanthropische Arbeit in den Feldern Logistik, Medizin, Klima und Kultur um.

Mit der Kühne Logistics University unterhält sie eine eigene private Hochschule in Hamburg. Darüber betreibt sie Logistikausbildung in Entwicklungs- und Schwellenländern und engagiert sich im Bereich humanitäre Logistik. Im schweizerischen Davos unterhält sie einen Medizincampus mit Forschungsprogrammen in der Allergologie und Kardiologie und betreibt mit der Hochgebirgsklinik eine führende Schweizer Rehabilitationsklinik.

Im neuen Schwerpunkt Klima entwickelt die Stiftung Projekte im Bereich Grüne Logistik. Im Kulturbereich fördert die Kühne-Stiftung führende europäische Opern- und Konzerthäuser, betreibt eine Ausbildungsakademie und steuert und finanziert den Bau eines neuen Opernhauses in Hamburg.

Die Stiftung ist dezentral organisiert und setzt ihre Projekte hauptsächlich in ihren zahlreichen Tochtergesellschaften um. Die strategische Steuerung der Stiftung obliegt dem Stiftungsrat in Zusammenarbeit mit der Leitung der Stiftung und den Aufsichtsgremien der jeweiligen Tochtergesellschaften.